Pilnuj, kto ma dostęp do Twoich danych w ZUS

Przedsiębiorcy nie muszą osobiście załatwiać swoich spraw w urzędach. Często wyznaczają do tego pełnomocników, którymi mogą być np. pracownicy lub księgowi. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina jednak, że dane pełnomocników trzeba na bieżąco aktualizować. W przeciwnym razie informacje o firmie mogą znaleźć się w niepowołanych rękach.

Do załatwiania spraw w ZUS przedsiębiorcy upoważniają najczęściej pracowników swojej firmy lub księgowych zatrudnionych we współpracującym biurze rachunkowym. Uprawnienia mogą dotyczyć np. wglądu w dane płatnika składek, odbierania jego korespondencji, składania dokumentów lub wszystkiego, co wiąże się z ZUS. Zakres działań upoważnionej osoby zależy od tego, co wskaże zainteresowany płatnik.

Działanie przez pełnomocników jest wygodne. Ważne jest jednak to, że zmiana osoby odpowiedzialnej za kontakt z ZUS powinna wiązać się z aktualizacją pełnomocnictw. Tymczasem praktyka pokazuje, że nie każdy należycie o to dba. Przedsiębiorcy często zapominają o odwołaniu upoważnień dla byłych pracowników lub księgowych, z którymi już nie współpracują. Zdarzają się nawet sytuacje, w których u jednego płatnika składek widnieją pełnomocnictwa dla kilku różnych księgowych z kilku różnych biur rachunkowych, z którymi najprawdopodobniej od dawna nie ma nic wspólnego.

Zachęcamy przedsiębiorców, aby dla bezpieczeństwa zweryfikowali to, komu udostępniają swoje dane i odwołali pełnomocnictwa osobom, z którymi już nie współpracują. Można zrobić to np. przez Internet. Wystarczy zalogować się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE), gdzie możemy sprawdzić kogo upoważniliśmy do kontaktu z Zakładem - informacje o udzielonych upoważnieniach znajdują się w zakładce Ustawienia. Pełnomocnictwa można oczywiście zweryfikować również przy okazji osobistej wizyty w instytucji. Poza kontrolowaniem „aktywnych” upoważnień sposobem na uniknięcie zagrożenia może być także nadawanie pełnomocnictw czasowych, które będą obowiązywać do konkretnej daty. Korzystanie z tej możliwości wydaje się przydatne zwłaszcza wtedy, gdy osoba zajmująca się wykonywaniem czynności prawnych w relacjach z ZUS robi to czasowo i z góry wiemy kiedy zakończy się korzystanie z jej usług. W tej sytuacji należy jednak pamiętać o tym, aby w przypadku przedłużenia współpracy ponownie nadać jej pełnomocnictwo.

Do nadawania i odwoływania pełnomocnictwa w ZUS służy formularz ZUS PEL. Jeśli przedsiębiorca posiada podpis elektroniczny lub bezpłatny profil zaufany ePUAP może wysłać formularz przez Internet z własnego konta na PUE. Pozostali mogą go dostarczyć tradycyjną pocztą albo osobiście.